每次開會搶會議室很麻煩?會議預約管理系統幫企業規范化

　　在日常中，傳統會議室的預訂都需要人員到人事部或行政部進行人工填寫預訂，依靠過時的手工方法預訂會議。會議預約管理系統可隨時了解每間會議室當前資源狀態和預約情況，并可視化預約會議室，添加與會人員和會議資料。預約成功后，系統會自動發郵件通知到所有與會人員，同時將預約情況更新到會議室門口的顯示屏幕上。不僅能夠提高會議室使用率，優化會議流程，節省會議組織者和與會者的時間。

　　會議預約管理系統的功能：

　　分屏播放：可將屏幕劃分若干播放獨立區域，如會議室使用狀態或當前會議信息內容、滾動字幕區、時鐘區、功能區等，充分利用屏幕空間。

　　會議預定：會議預定可以提供預訂、取消、變更會議室，并且通過圖表的形式去表現會議室的空閑和占用時段。 可選擇添加管理與會人員，會議通知支持短信、郵件、微信推送等多種方式; 可添加會議備注、上傳會議資料等會議信息，并可以下載、在線查看。

　　會議查詢：會議召開者能夠明確看到自己當前組織的所有會議信息，可以根據會議主題、會議描述、會議組織者進行模糊查詢;對分組、時間進行篩選;同時還提供了高級搜索，通過會議、會議室、會議分組、會議時間、狀態、來源進行更為精確的查詢功能。同時可以顯示當前列表中選中會議的詳細信息。方便查看以往的會議相關信息。

　　會議室管理：會議室管理是以會議室為視角將與會議室相關的工作進行統一整合，為會議的召開提前做好準備。包括：會議室臺帳管理、會議室分組管理、會議室占用管理、會議室設備管理、會議室預留、會議室審批、會議室設備檢修管理。

　　統計查詢：報表功能可以幫助企業分析會議室的占用情況、時長、會議室內系統的使用情況等，根據信息提出更利于本公司使用的會議室解決方案。更好地服務于企業員工的工作，如可以對后期維修提供參考時間避開會議高峰，為企業日后的會議室規劃提供事實依據。

　　門禁管理：會議室預訂系統+智慧電子門牌顯示終端，可實現對門禁的管理。支持人臉識別、動態密碼、刷卡等多種開門方式。在會議期間或會議的非開放時段，對門禁進行管理，防止隨意霸占會議室或在開會期間有人開門打斷會議進程。

　　會議預約管理系統的優勢：

　　一、提高會議室利用率

　　在任何給定時間，工作場所都可能有大量未使用的會議室。會議預約管理系統軟件有助于查明哪些房間未被充分利用，使企業能夠擺脫過多的辦公場所并重新分配資源。

　　二、節約企業成本

　　當員工每周只使用該會議室兩次時，就會增加很多不必要的成本。使用會議室管理軟件，您可以更好地優先考慮如何使用這些會議室來節省開支。例如，您可以簡單地讓這些員工在他們在辦公室工作的日子預訂一個非專用辦公場所。

　　三、團隊之間更好的協作

　　有效的會議室管理需要數據。但是，當這些數據分布在不同的地方時，特定部門內的通信可能會變得孤立，重要信息很容易漏掉。會議室管理軟件可在整個組織中提供相關數據，使設施管理人員能夠輕松監控會議室使用情況并根據需要實施措施。

　　四、實時會議室管理指標

　　工作場所的更高透明度轉化為更好的溝通和更高的員工滿意度。會議室預約管理軟件的優點在于您可以訪問定義明確的實時指標，例如會議室容納人數、會議室使用狀態和會議室配備設施的運營成本。通過分解這些不同的指標，企業可以確定如何改進其會議室管理的解決方案。

　　會議預約系統的應用有利于企業單位多方面服務創新，有效擴展服務對象和服務內容，從而最大程度提升司法部門服務水平。想了解更多會議預約系統功能作用，可以咨詢朗歌商顯，為你提供全方位會議預約管理解決方案。